Versiones¶
Las versiones guardan el historial de un documento: cuando se reemplaza un archivo, el contenido anterior sigue disponible en lugar de perderse.
Qué registra una versión¶
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Número de versión | Empieza en 1 y aumenta; exactamente una versión está marcada como actual |
| Nombre de archivo | El nombre almacenado y el original, cuando difieren |
| Formato y tamaño | Extensión, tipo MIME y tamaño en bytes |
| Suma de verificación | SHA-256 del archivo, para comparar dos versiones byte a byte |
| Autor y fecha | Quién la agregó y cuándo |
| Notas | Por qué cambió el archivo |
| Estado de extracción de texto | Si el texto se indexó para búsqueda: pendiente, hecho, fallido u omitido |
El texto extraído es lo que hace que el contenido sea buscable, así que una versión cuya extracción falló se puede leer pero no aparecerá en búsquedas de contenido.
Agregar una versión¶
- Abre el documento. Ver Panel del documento.
- Elige Nueva versión.
- Selecciona el archivo.
- Agrega notas de la versión.
- Opcionalmente agrega destinatarios extra para la notificación.
- Guarda.
Agregar una versión requiere documento:versionar. El archivo nuevo pasa a ser la
versión actual y la anterior se conserva.
Revisar las versiones¶
La lista muestra número, fecha, autor, notas y tamaño. Desde ahí puedes:
- Ver una versión sin convertirla en la actual;
- Descargar una versión, cuando tienes
documento:descargar; - Comparar dos versiones, cuando el tipo de archivo permite un diff textual: los PDF y documentos de Office se comparan por su texto extraído, así que una diferencia solo de formato puede no aparecer.
Leer el historial requiere permiso de lectura del documento; descargar una versión antigua aplica el mismo permiso de descarga que la actual.
¿Versión o documento nuevo?¶
| Situación | Resultado |
|---|---|
| El mismo documento con un archivo nuevo | Una versión de ese documento |
| Un documento distinto que se parece | Un documento nuevo, con su propio número e historial |
| Un error de metadatos en un borrador | Se edita el borrador; no se crea versión |
Las versiones son para el contenido. Corregir el título, el tipo o los metadatos es una edición, no una versión; el registro de auditoría lo deja igual.
Relacionado¶
- Vista previa — leer una versión antes de restaurarla.
- Panel del documento — la sección que lista las versiones.
- Galería de versiones — la vista del Explorador del mismo historial.
- Registro de actividad — quién hizo qué, incluido agregar versiones.