Documentos¶
Documentos es la lista principal de documentos. Úsala para buscar, filtrar, revisar, actualizar, versionar y exportar documentos.
Encontrar documentos¶
- Las tarjetas de estado filtran la lista por estado del ciclo de vida.
- Los filtros de columna acotan la lista por grupo, tipo, fecha, caso, cargador, nombre de archivo, título y metadatos.
- La búsqueda DQL ejecuta una consulta estructurada desde la barra de búsqueda.
- Los filtros rápidos cubren casos comunes como hoy, esta semana, míos, pendientes, activos, por vencer y vencidos.
- Las búsquedas guardadas conservan una consulta para después. Cada usuario puede guardar una cantidad limitada.
Trabajar con un documento¶
Selecciona un documento para abrir el panel del documento. El panel incluye:
| Pestaña o sección | Qué muestra |
|---|---|
| General | Título, clasificación, estado, fechas e identificadores |
| Observaciones | Notas registradas en el documento |
| Borrador | El paso actual del borrador, cuando el documento es un borrador |
| Metadatos | Los campos de metadatos del documento |
| Versiones | Historial de versiones y diferencias entre versiones |
| Notas | Comentarios y participantes |
| Log | El registro de actividad del documento |
| Relacionados | Documentos relacionados y la vista Expediente |
Desde el panel puedes:
- previsualizar archivos PDF, imágenes, Office y audio;
- descargar o imprimir, cuando está permitido;
- editar metadatos y observaciones;
- agregar una versión y comparar versiones;
- reclasificar el documento;
- abrir documentos relacionados;
- exportar el documento a ZIP;
- eliminar, restaurar o purgar, cuando está permitido.
Ciclo de vida del documento¶
Los documentos pasan por los estados Borrador, Activo, Archivado, Eliminado y Bloqueado. Los borradores se completan con el asistente de carga. Los documentos activos se pueden buscar, versionar y archivar. Los documentos eliminados pasan a Eliminados.
Permisos¶
Las acciones documentales usan permisos granulares como documento:ver,
documento:crear, documento:editar, documento:versionar,
documento:descargar, documento:eliminar y documento:reclasificar. Los
metadatos confidenciales y los campos ocultos tienen permisos separados.